Los estados financieros no coinciden con la realidad, revela un estudio de la dependencia

Administrarán la Sedena de manera similar a los ejércitos de EU y Alemania

En enero, los primeros resultados de la aplicación del sistema SIA en el Ejército

JESUS ARANDA

La Dirección General de Administración de La Secretaría de la Defensa Nacional (Sedena) reconoció en 2001 la imposibilidad de la dependencia para crear y mantener sus estados financieros "con datos coincidentes, desde contabilidad, recursos humanos, activos fijos, materiales y recursos financieros", así como la existencia de actividades funcionales basadas en tareas y no en procesos, lo que ocasionó duplicidad de trabajo, tiempos muertos, tareas repetidas, desperdicio y poca productividad.

Esta situación se tradujo en retrasos hasta de dos años en la integración de los informes de gestión, que dificultaban a su vez la realización de la cuenta de la hacienda pública federal.

Para enfrentar este desorden administrativo que tenía que ver con la eficiencia del uso de recursos y adquisiciones de la Defensa Nacional, el alto mando ordenó la aplicación del Sistema Integral de Administración (SIA) -se espera que entre en operaciones en enero-, que convertirá al Ejército mexicano en el primero en América Latina en contar con tecnología y procedimientos de punta en materia administrativa.

De acuerdo con información de la Dirección General de Administración de la Sedena, al inicio de la actual administración se giraron instrucciones para superar el desorden administrativo en que se encontraba la institución.

La situación actual

Después de un año de investigaciones (todo 2001), los resultados sobre la gestión militar no fueron alentadores; al contrario, se detectó la siguiente problemática: información fragmentada del proceso administrativo, desde la planeación y la programación hasta el ejercicio y la evaluación del presupuesto de la dependencia; carencia de datos estadísticos de comportamiento del gasto y distribución de recursos; sistemas aislados para solucionar problemas específicos relacionados con presupuesto y adquisiciones; imposibilidad de que la información del presupuesto de la Sedena coincidiera con la de su ejercicio y contabilización; dificultad para responder a los requerimientos informativos establecidos por la Secretaría de la Función Pública y la Auditoría Superior de la Federación, así como la existencia de actividades funcionales basadas en tareas y no en procesos, lo que se convirtió en duplicidad de trabajo, tiempos muertos, tareas repetidas, desperdicio y poca productividad.

Todo esto repercutió de tal forma en el manejo administrativo de la Defensa Nacional que para la dependencia a cargo del general Gerardo Clemente Vega García era imposible crear y mantener estados financieros coherentes, desde el punto de vista de la contabilidad, los activos fijos y los recursos humanos y financieros.

Después de una evaluación inicial, encabezada por la Dirección General de Administración -en la que también participaron representantes de las direcciones generales de Transmisiones, Informática y de la Compañía de Transmisiones del Estado Mayor de la Defensa Nacional- el grupo de trabajo llegó a la conclusión de que era necesario utilizar tecnologías de información para rediseñar procesos, eliminar prácticas obsoletas y mejorar los procedimientos, para lo cual se debía implantar una gestión integral del presupuesto de la secretaría.

La aplicación de este modelo de gestión integral es similar al que utilizan empresas trasnacionales y los ejércitos de Estados Unidos, Alemania y Turquía -el de México será el primero del área latinoamericana en aplicarlo-, que aspiran a tener un control exacto del manejo de sus recursos humanos y materiales.

Este sistema tiene aplicación en la administración de hospitales, finanzas, control de inventarios, contabilidad, gestión de presupuesto, planes de producción, distribución de producción, logística y tesorería.

Después de un trabajo de evaluación y con la colaboración de una empresa trasnacional de computación (IBM), la Secretaría de la Defensa Nacional conformó un equipo humano con medios materiales para aplicar este nuevo sistema de trabajo.

Los objetivos

Además de la adquisición de equipo de cómputo, fueron capacitados para su manejo 243 oficiales de diversos niveles, quienes tienen entre sus objetivos que para enero de 2004, por primera vez en su historia, la Sedena sea capaz de hacer eficiente y controlar el ejercicio de los recursos presupuestales por unidades responsables de gasto; responder con mayor eficacia y oportunidad a las necesidades del Ejército y Fuerza Aérea; automatizar la generación de reportes que demandan la Secretaría de la Función Pública (SFP) y la Auditoría Mayor de Hacienda; administrar los recursos de manera "transparente, ágil y eficaz"; hacer eficiente la rendición de cuentas mediante mecanismos tecnológicos; así como también la adquisición y contratación de bienes y servicios; mejorar los mecanismos de control y seguimiento del ejercicio del presupuesto; integrar la contabilidad del Ejército y Fuerza Aérea, y controlar las plazas presupuestales y los activos fijos de la Secretaría de la Defensa Nacional.

Para dar una idea del impacto que tendrá la aplicación del SIA, la dependencia señala que su entrada en vigor hará eficiente la educación militar, la gestión en los hospitales castrenses, el control real sobre la administración de las tiendas y granjas militares, y la manufactura suficiente de uniformes y equipos que abastecen las fábricas de estos ramos de la Industria Militar.

Pero además, tendrá un impacto en el aspecto militar, al apoyar el análisis operacional, de servicios y administración del alto mando.

Este proyecto SIA, cuya implantación inició a principios de este año y se espera esté operando en enero próximo, tendrá un seguimiento estricto del alto mando, ya que de aportar los resultados que se esperan se pasaría a una segunda fase, en la que las 12 regiones militares y las dependencias que ejercen gasto se integrarían al sistema.

El ideal al que pretende llegar el alto mando es que por fin se reduzcan los márgenes de error en el manejo presupuestal y contable y se cuente con información en línea "para apoyar con oportunidad y en la cantidad necesaria de recursos las demandas presupuestales de todos los organismos del Ejército y Fuerza Aérea".